Btw: wat elke ondernemer zou moeten weten
Btw is een belasting op consumptie. De onderneming draagt ze in principe niet: ze rekent ze aan haar klanten aan, recupereert de btw die ze aan haar leveranciers betaalt en stort het verschil door aan de Staat. Eenvoudig op papier, maar btw blijft een van de eerste bronnen van fouten en rechtzettingen bij jonge ondernemingen. Dit is de kern.
Het principe in één zin
U int btw op uw verkopen, u trekt de btw af die u betaalt op uw beroepsaankopen, en u stort het saldo. Is de aftrekbare btw hoger dan de verschuldigde btw, dan wordt het verschil terugbetaald of overgedragen.
De tarieven in België
| Tarief | Waarvoor, in principe |
|---|---|
| 21 % | Normaal tarief: de meeste goederen en diensten. |
| 12 % | Bepaalde goederen en diensten, waaronder restaurant (zonder dranken) en, sinds 2026, logies en meeneem- of geleverde maaltijden. |
| 6 % | Basisgoederen (voeding, water, geneesmiddelen), boeken, bepaalde renovatiewerken aan woningen, onder voorwaarden. |
| 0 % | Enkele bijzondere gevallen, zoals bepaalde kranten en tijdschriften. |
Btw-plichtig, vrijgesteld of kleine onderneming?
U rekent btw aan, trekt ze af op uw aankopen en dient periodieke aangiften in.
Tot 25 000 € jaaromzet exclusief btw kunt u zonder btw factureren. In ruil trekt u geen btw af op uw aankopen.
Bepaalde activiteiten zijn wettelijk vrijgesteld (gezondheidszorg, onderwijs, bepaalde sociale diensten). Geen btw aangerekend, geen btw afgetrokken.
Een onderneming met zowel belaste als vrijgestelde handelingen trekt btw enkel af in verhouding tot haar belaste handelingen.
De vrijstellingsregeling is niet altijd voordelig: zijn uw klanten ondernemingen die de btw recupereren, of investeert u fors bij de start, dan kan de normale regeling gunstiger zijn.
Aangeven en betalen: de kalender
Maandelijks of per kwartaal
Ondernemingen met een jaaromzet tot 2 500 000 € exclusief btw kunnen in principe een kwartaalaangifte indienen. Daarboven, of voor bepaalde sectoren, is de aangifte maandelijks. Sinds de hervorming van 2025 zijn de kwartaalaangifte en de betaling verschuldigd op de 25e van de maand na het kwartaal, de maandaangifte op de 20e van de volgende maand.
De jaarlijkse verplichtingen
- De jaarlijkse klantenlisting van btw-plichtige klanten, in te dienen vóór 31 maart.
- De intracommunautaire opgave, voor leveringen en diensten aan ondernemingen in andere lidstaten.
- Het bijhouden van verkoop- en aankoopdagboeken, en het bewaren van facturen gedurende de wettelijke termijn.
Wat u kunt aftrekken, en wat niet
| Uitgave | Aftrek van btw |
|---|---|
| Aankoop van goederen, materiaal, software | Ja, volledig als ze dienen voor de belaste activiteit. |
| Wagen voor beroepsgebruik | Volgens het beroepsgebruik, en maximaal 50 %. |
| Restaurant en receptiekosten | Neen, behoudens uitzonderingen. |
| Relatiegeschenken | Ja als de waarde per stuk niet hoger is dan 50 € exclusief btw. |
| Goederen voor gemengd gebruik | In verhouding tot het beroepsgebruik. |
De factuur, het centrale document
De factuur is de basis van het aftrekrecht van uw klant en van uw eigen btw-schuld. Ze moet verplichte vermeldingen bevatten: btw-nummers, datum, volgnummer, nauwkeurige omschrijving, maatstaf van heffing, tarief en btw-bedrag per tarief. Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen elektronisch en gestructureerd zijn, in de praktijk via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat niet meer.
Verkopen of aankopen in het buitenland
Voor leveringen en de meeste diensten tussen btw-plichtigen geeft in principe de klant de btw aan in zijn land (verlegging). De factuur vermeldt dat.
Boven 10 000 € afstandsverkopen per jaar in de Unie geldt de btw van het land van de klant. Via het OSS-loket geeft u alles aan vanuit België.
Uitvoer is in principe vrijgesteld, op voorwaarde dat u kunt bewijzen dat de goederen de Unie verlaten hebben.
Btw is verschuldigd bij invoer. Met een vergunning kan verlegging bij invoer voorfinanciering vermijden.
De fouten die wij het vaakst zien
- Factureren aan het verkeerde tarief, vooral in de horeca en bij renovatie.
- Btw aftrekken op uitgesloten kosten (restaurant, privé-uitgaven).
- De verlegging vergeten op diensten die in het buitenland gekocht zijn.
- In de vrijstellingsregeling blijven na het overschrijden van de drempel.
- Te laat indienen: de boete is verschuldigd, ook als er geen btw te betalen is.
- 1.De juiste regeling kiezen bij de start
Vrijstellingsregeling of normale regeling: de keuze hangt af van uw klanten en uw investeringen.
- 2.De tarieven instellen in uw tools
Kassa, facturatiesoftware, webshop: elk product met zijn tarief.
- 3.Een kalender bijhouden
Aangiften, betalingen, jaarlijkse listing: vaste termijnen, elk jaar.
- 4.De bewijsstukken bewaren
Facturen, vervoersbewijzen, contracten: zij beschermen uw aftrek bij een controle.
Dit artikel is algemeen en informatief. Het vormt geen persoonlijk fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies.
