La facturation électronique devient la norme entre assujettis à la TVA

Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en Belgique doit émettre et recevoir ses factures business-to-business sous un format électronique structuré, et non plus en PDF ou sur papier. Dans notre pratique, c'est l'un des changements qui demande le plus d'anticipation : il ne s'agit pas seulement de changer d'outil de facturation, mais de revoir tout le circuit de validation et d'archivage des documents.

Ce qui change réellement

Une facture électronique « structurée » n'est pas un PDF envoyé par email. C'est un fichier de données lisible par un logiciel, qui respecte une norme commune et transite par un réseau sécurisé. En Belgique, le réseau retenu est Peppol, déjà utilisé depuis plusieurs années pour les marchés publics. Concrètement, votre logiciel de facturation envoie la facture sur ce réseau, et celui de votre client la reçoit et l'intègre directement dans sa comptabilité, sans ressaisie.

Le PDF, le scan ou le papier ne suffisent donc plus pour les échanges entre entreprises assujetties établies en Belgique. Ils peuvent continuer à accompagner la facture à titre informatif, mais ce n'est plus eux qui font foi.

Qui est concerné ?

L'obligation vise les opérations entre assujettis à la TVA établis en Belgique. Les factures adressées à des particuliers ne sont pas concernées, et certaines catégories d'assujettis bénéficient de règles particulières. La situation d'une société qui facture à la fois des clients professionnels et des consommateurs doit donc être analysée flux par flux : c'est souvent là que se cachent les difficultés.

Les étapes que nous recommandons

1. 1.
   Cartographier vos flux

   Lister qui vous facture, qui vous facturez, et par quels outils : logiciel de caisse, ERP, tableur, facturation manuelle. On découvre souvent des circuits parallèles oubliés.

2. 2.
   Choisir une solution conforme

   Vérifier que votre logiciel est connecté au réseau Peppol, ou passer par un point d'accès certifié. Le choix dépend du volume de factures et des outils déjà en place.

3. 3.
   Revoir la validation interne

   Qui approuve une facture fournisseur avant paiement ? Avec des factures qui arrivent directement dans le logiciel, ce circuit doit être formalisé pour éviter les paiements non contrôlés.

4. 4.
   Organiser l'archivage

   Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format d'origine, pendant toute la durée légale, et rester accessibles en cas de contrôle.

5. 5.
   Tester avant de généraliser

   Envoyer quelques factures à des clients de confiance, vérifier la bonne réception, puis étendre à l'ensemble de la clientèle.

Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent

• Considérer qu'un PDF envoyé depuis le logiciel comptable suffit, alors qu'il ne s'agit pas d'une facture structurée.
• Oublier la réception : l'entreprise émet correctement mais ne reçoit pas les factures de ses fournisseurs.
• Des données clients incomplètes (numéro d'entreprise, adresse) qui bloquent l'envoi sur le réseau.
• Plusieurs logiciels non connectés entre eux, qui obligent à ressaisir et multiplient les écarts.

Et après 2026 ?

La facturation électronique est une première étape. L'administration a annoncé à terme un mécanisme de déclaration électronique des données de facturation, qui rapprochera encore la facture de la déclaration TVA. Les entreprises qui auront structuré proprement leurs flux dès maintenant aborderont cette seconde étape beaucoup plus sereinement.

« Bien mise en place, la facturation électronique fait gagner du temps : moins de ressaisie, moins d'erreurs, des paiements suivis plus facilement. Mal préparée, elle devient une source de blocages. »

Les questions que nos clients nous posent

Les notes de crédit sont-elles concernées ? Oui : elles suivent la même logique que les factures et doivent elles aussi être émises sous forme structurée entre assujettis établis en Belgique.

Et mes fournisseurs étrangers ? L'obligation vise les échanges entre assujettis établis en Belgique. Un fournisseur établi à l'étranger peut continuer à vous facturer selon ses propres règles, mais rien ne l'empêche d'utiliser Peppol, qui est un réseau international. Il est utile de les interroger pour harmoniser vos flux.

Mon logiciel actuel suffit-il ? C'est la première chose à vérifier. Beaucoup de solutions de facturation proposent désormais une connexion Peppol, parfois en option. D'autres nécessitent un module complémentaire ou un prestataire externe. Nous vérifions avec vous ce que votre outil permet réellement, avant d'envisager un changement.

Que se passe-t-il si mon client n'est pas encore prêt ? La facture doit être émise dans le bon format ; c'est à chaque entreprise de se mettre en mesure de la recevoir. En pratique, un dialogue avec vos principaux clients avant l'envoi évite bien des blocages et des retards de paiement.

Comment nous vous accompagnons

Nous accompagnons nos clients pour choisir une solution conforme et pour sécuriser la transition avant tout contrôle : diagnostic de vos flux, choix de l'outil, paramétrage avec votre logiciel comptable et formation des personnes qui valident les factures. Dans votre espace client, les factures déposées sont centralisées et suivies jusqu'à leur validation.