E-facturatie wordt de norm tussen btw-plichtigen

Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België haar business-to-businessfacturen in een gestructureerd elektronisch formaat versturen en ontvangen, en niet langer als pdf of op papier. In onze praktijk is dit een van de veranderingen die de meeste voorbereiding vraagt: het gaat niet alleen om een ander facturatieprogramma, maar om het hele goedkeurings- en archiveringscircuit van uw documenten.

Wat er echt verandert

Een "gestructureerde" elektronische factuur is geen pdf die per e-mail wordt verstuurd. Het is een gegevensbestand dat door software gelezen kan worden, een gemeenschappelijke norm volgt en via een beveiligd netwerk verloopt. In België is dat netwerk Peppol, dat al jaren wordt gebruikt voor overheidsopdrachten. Concreet stuurt uw facturatiesoftware de factuur over dat netwerk, en de software van uw klant ontvangt ze en verwerkt ze rechtstreeks in de boekhouding, zonder opnieuw in te geven.

Een pdf, scan of papieren factuur volstaat dus niet meer voor de uitwisseling tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Ze mogen de factuur nog ter informatie vergezellen, maar ze hebben geen bewijskracht meer.

Wie is betrokken?

De verplichting geldt voor handelingen tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Facturen aan particulieren vallen erbuiten, en sommige categorieën btw-plichtigen volgen bijzondere regels. Een vennootschap die zowel aan professionele klanten als aan consumenten factureert, moet haar stromen dus één voor één analyseren: daar zitten vaak de moeilijkheden.

De stappen die wij aanbevelen

1. 1.
   Uw stromen in kaart brengen

   Oplijsten wie u factureert, aan wie u factureert en met welke tools: kassasysteem, ERP, rekenblad, manuele facturatie. Vaak duiken vergeten parallelle circuits op.

2. 2.
   Een conforme oplossing kiezen

   Nagaan of uw software met het Peppol-netwerk verbonden is, of een gecertificeerd toegangspunt gebruiken. De keuze hangt af van het aantal facturen en de bestaande tools.

3. 3.
   De interne goedkeuring herzien

   Wie keurt een leveranciersfactuur goed vóór betaling? Nu facturen rechtstreeks in de software binnenkomen, moet dat circuit geformaliseerd worden om ongecontroleerde betalingen te vermijden.

4. 4.
   De archivering organiseren

   Elektronische facturen moeten in hun oorspronkelijk formaat bewaard worden, gedurende de volledige wettelijke termijn, en toegankelijk blijven bij een controle.

5. 5.
   Testen vóór u veralgemeent

   Enkele facturen naar vertrouwde klanten sturen, de ontvangst controleren en daarna uitbreiden naar alle klanten.

De fouten die wij het vaakst zien

• Denken dat een pdf vanuit het boekhoudprogramma volstaat, terwijl het geen gestructureerde factuur is.
• De ontvangst vergeten: de onderneming verstuurt correct, maar ontvangt de facturen van haar leveranciers niet.
• Onvolledige klantgegevens (ondernemingsnummer, adres) die het versturen over het netwerk blokkeren.
• Meerdere programma's die niet met elkaar verbonden zijn, waardoor opnieuw ingegeven moet worden en de verschillen toenemen.

En na 2026?

E-facturatie is een eerste stap. De administratie heeft op termijn een mechanisme van elektronische rapportering van factuurgegevens aangekondigd, dat de factuur nog dichter bij de btw-aangifte brengt. Ondernemingen die hun stromen nu al goed structureren, gaan die tweede stap veel rustiger tegemoet.

“Goed ingevoerd doet e-facturatie tijd winnen: minder herinvoer, minder fouten, betalingen die makkelijker op te volgen zijn. Slecht voorbereid wordt het een bron van blokkeringen.”

De vragen die onze klanten ons stellen

Vallen creditnota's eronder? Ja: ze volgen dezelfde logica als facturen en moeten tussen in België gevestigde btw-plichtigen eveneens gestructureerd worden uitgereikt.

En mijn buitenlandse leveranciers? De verplichting geldt voor uitwisselingen tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Een buitenlandse leverancier mag u volgens zijn eigen regels blijven factureren, maar niets belet hem Peppol te gebruiken, dat een internationaal netwerk is. Het loont om hen te bevragen en uw stromen te harmoniseren.

Volstaat mijn huidige software? Dat is het eerste wat u moet nagaan. Veel facturatieoplossingen bieden nu een Peppol-koppeling aan, soms als optie. Andere vereisen een bijkomende module of een externe dienstverlener. Wij bekijken met u wat uw tool echt kan, vóór we een overstap overwegen.

Wat als mijn klant nog niet klaar is? De factuur moet in het juiste formaat worden uitgereikt; elke onderneming moet zelf in staat zijn ze te ontvangen. In de praktijk voorkomt een gesprek met uw belangrijkste klanten vóór de verzending heel wat blokkeringen en betalingsachterstanden.

Hoe wij u begeleiden

Wij helpen onze klanten een conforme oplossing te kiezen en de overgang veilig te stellen vóór elke controle: diagnose van uw stromen, keuze van het programma, instelling met uw boekhoudsoftware en opleiding van wie de facturen goedkeurt. In uw klantenzone worden de opgeladen facturen gecentraliseerd en opgevolgd tot hun goedkeuring.